POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CFC S.A.S.
Domicilio: Barranquilla, Atlántico carrera 53 No 99 148 Local 2 Mall Plaza
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De conformidad por lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 sobre Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual desarrolla el derecho fundamental que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o que haya sido objeto de tratamiento de datos personales (Habeas Data), CFC S.A.S., emite las siguientes disposiciones para el tratamiento de Datos Personales:
1. DISPOSICIONES GENERALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CFC S.A.S., informa la política aplicable para el tratamiento y protección de datos personales.
1.2. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento fue elaborado de conformidad con:
- Constitución Política de Colombia
- Artículo 15, ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decreto Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
- Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
- Decreto 1074 de 2015
1.3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente política regula la forma en que será tratada la información contenida en las siguientes bases de datos, de las cuales CFC S.A.S. es responsable, atendiendo a la finalidad para la cual se han recolectado los datos que integran la misma.
1.5. BASES DE DATOS. Las políticas, procedimientos y tratamiento de Datos Personales contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de:
- BASE DE DATOS PACIENTES.
- BASE DE DATOS OBLIGACIONES FINANCIERAS.
- BASE DE DATOS CUENTAS POR PAGAR.
- BASE DE DATOS PROVEEDORES.
- BASE DE DATOS PERSONAL VINCULADO DIRECTAMENTE.
- BASE DE DATOS PERSONAL VINCULADO NO DIRECTAMENTE.
- BASE DE DATOS PERSONAL VINCULADO POR CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS.
- BASE DE DATOS PERSONAL. RETIRADO DE LA SOCEIDAD.
- BASE DE DATOS SOCIOS.
- BASE DE DATOS RECLUTAMIENTO LABORAL.
- BASE DE DATOS REGISTRO FOTOGRÁFICOS.
- BASE DATOS PACIENTES MENORES DE EDAD.
Estas políticas y manual de tratamiento aplicarán también para los datos personales USUARIOS DE LOS PORTALES WEB DE PROPIEDAD DE CFC S.A.S. o que esta sociedad administra; CONSUMIDORES PARTICIPANTES EN SORTEOS, CONCURSOS O ACTIVIDADES PROMOCIONALES TALES COMO PUBLICIDAD ESCRITA O VISUAL.
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1.7. DEFINICIONES.
- BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural.
- DATO PÚBLICO: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
- TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas
- CLIENTES: Persona natural o jurídica, pública o privada con las cuales la compañía tiene relación.
- CONSUMIDORES: Persona que consume los bienes producidos por la compañía.
- CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta(heredero).
1.8. PRINCIPIOS.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan CFC S.A.S. establecen a continuación los principios que se constituyen como los parámetros generales que serán respetados, en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales:
- PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
- PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, CFC S.A.S. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos de conformidad con el manual interno de procedimiento para el manejo de información y bases de datos.
- PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales solo podrán ser obtenidos o divulgados con previa autorización, o con la existencia de un mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por CFC S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: CFC S.A.S. está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
2. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
2.1. AUTORIZACION. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CFC S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. CFC S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos y de Las Sociedades Encargados, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
2.2. MEDIOS Y MANIFESTACION PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN. CFC S.A.S. emite un documento físico, electrónico, en un archivo de audio o en cualquier otro formato que conste la autorización y que permita garantizar su posterior consulta, y será puesta a disposición la del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado.
Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.
En aquellos datos que el Titular sea un menor de edad, habrá lugar a entregar soporte de dicha autorización a uno de los padres del menor o a la persona que legamente tenga su representación.
2.3. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. CFC S.A.S. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
2.4. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El Aviso de Privacidad está disponible, entre otros medios, en la página web www.carlosfernandezdecastro.com y dispone los mecanismos generales para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella, e informa al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
C.F.C. S.A.S. podrá disponer de medios electrónicos, códigos QR, mensajes a dispositivos PCS, videos de plataformas exhibidos en el lugar de atención y demás recursos tecnológicos que permitan comunicar al Titular los medios puestos a su disposición para el tratamiento de sus datos.
2.5. CASOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACION DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
3. DERECHOS Y DEBERES
3.1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con las normas relativas a protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de datos personales:
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CFC S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a CFC S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- Ser informados por CFC S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que hicieres sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante CFC S.A.S.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente de la política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular de los datos personales, quien deberá acreditar su identidad.
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3.2. DEBERES DE CFC S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES TITULAR DE LA INFORMACIÓN.
En el tratamiento y protección de datos personales, CFC S.A.S. tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o llegaren a regular la materia:
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, copia digital de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
- Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
- Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
4. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
La Ley 1581 de 2012 confiere a todas las personas naturales unos derechos y garantías que buscan dotarlos de herramientas para proteger sus datos personales y el uso que se les da a estos. Todo derecho que pretenda ser efectivo debe contar con un mecanismo conocido y eficiente mediante el cual se pueda hacer valer.
A continuación, CFC S.A.S. le presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.
CFC S.A.S. y/o Las Sociedades Encargadas informarán al Titular, en el momento de obtener su información, sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.
CFC S.A.S. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.
4.1. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos.
CFC S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
El titular de la información contenida en la base de datos puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, para lo cual podrá presentar su petición, consulta y/o reclamo con sus datos, dirigiendo comunicación escrita a CFC SAS ubicada en la Barranquilla, Atlántico Carrera 53 No 99 – 148 o enviando correo electrónico a contacto@carlosfernandezdecastro.com. Es de aclarar que la solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber contractual de permanecer en la base de datos
Las peticiones de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.
El término máximo para atender las peticiones de reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CFC S.A.S. tendrá habilitada su línea de atención al consumidor 6053161061 así como la cuenta de correo electrónico contacto@carlosfernandezdecastro.com y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.
4.2. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a CFC S.A.S. la eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CFC S.A.S.
No obstante lo anterior, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia CFC S.A.S. podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, con el fin de proteger los datos de las personas, caso en el cual la CFC S.A.S. tomará el reclamo por no presentado.
Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por CFC S.A.S., señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos
Cada vez que CFC S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.
En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a CFC S.A.S. indique en este si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.
5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
5.1. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CFC S.A.S. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CFC S.A.S. deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos, en su procedimiento de seguridad de Bases de datos personales.
- Especificación detallada de las bases de datos a las que aplica.
- Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
- Funciones y obligaciones del personal.
- Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
- Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
- Procedimientos que garanticen la conservación de las autorizaciones extendidas por los titulares de la información.
- Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
- Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
- El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
- El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.
CFC S.A.S. no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a las bases de datos o archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de CFC S.A.S. y sus encargados.
6. DISPOSICIONES FINALES
6.1. CFC S.A.S., en lo pertinente, autoriza a las Sociedades Encargadas del tratamiento de sus bases de datos, a responder cualquier derecho de petición que verse sobre los asuntos a los cuales aplica esta Política de Tratamiento de Datos.
6.2. VIGENCIA. El presente documento rige a partir del 31 de mayo de 2025 y hasta el tanto sea modificada o las bases de datos a las cuales se aplica sean eliminadas en su totalidad. La vigencia de dichas bases de datos será indeterminada, y las misma se conservarán hasta tanto subsistan los motivos y fines para los cuales fue recolectada la información contenida en cada una de ellas. Cualquier cambio sustancial en las políticas aquí dispuestas, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente antes de implementar las nuevas políticas.
Última Actualización 31 de mayo de 2025
